Korona oli Erasmus+ -hankkeiden kannalta kaikkea muuta kuin otollista aikaa. Toisaalta se vapautti aikaa kehittämiselle. Erasmus+ Quality by Learning -hankkeessa korona-aika hyödynnettiinkin täysimääräisesti liikkuvuusprosessin uudelleenmäärittelyyn sekä sen digitalisointiin ja automatisointiin tietojärjestelmissä. Hankkeen kehittämistoimista voidaan yksilöidä ainakin seuraavat vaiheet:
- Määritettiin liikkuvuusprosessin vaiheet ja vastuut matriisitaulukkoon. Prosessista laadittiin myös yleisempi toimintaohjeistus VAAOn verkkosivuille.
- Rakennettiin liikkuvuusjaksojen apurahaprosessi kokonaisuudessaan Wilmaan (anomus ja hyväksyntä).
- Liikkuvuuksien aikana toteutettavien näyttöjen suunnittelu ja kirjaaminen rakennettiin kokonaisuudessaan Wilmassa toteutettavaksi.
- Rakennettiin liikkuvuuksien avaintietojen kerääntyminen Wilmaan (määrä, tutkinto, henkilön taustatiedot, liikkuvuuden kesto jne.)
- Rakennettiin yhteys, jolla kaikki edellä mainitut tiedot siirtyvät automaattisesti tietokantaan. Tietokannasta tiedot siirtyvät automaattisesti raportointijärjestelmään kerran vuorokaudessa.
- Rakennettiin digitaalinen ja automatisoitu palautelomake opiskelijoille. Palaute lähtee automaattisesti opiskelijalle liikkuvuusjakson päättymispäivänä. Palaute sisältää kysymyksiä vaiheista ennen liikkuvuusjaksoa, sen aikana ja sen jälkeen. Lisäksi palautteessa selvitetään opiskelijan osaamisen kehittyminen (itsearvio) ja muu vapaa palaute. Palautteen tiedot siirtyvät niin ikään raportointijärjestelmään.
Raportointijärjestelmä on henkilöstön saavutettavissa ja siten se tukee liikkuvuusjaksojen laadun seurantaa ja jatkuvaa parantamista.
Nyt syksyllä 2022, kun liikkuvuusjaksot osoittavat normalisoitumisen merkkejä, prosessien kehitys vaikuttaa onnistuneen hyvin. Prosessi on kaikkien kannalta sujuvampi ja selkeämpi, ja sen seurantamahdollisuudet ovat aiempaan paremmat.
